Quando si parla dell’Area Procurement la si identifica con l’attività di mera negoziazione dei costi di acquisto di un prodotto, materia prima, componente o di un servizio e con la conseguente attività di approvvigionamento.

In realtà, la Direzione Acquisti ha un ruolo ben più ampio e strategico. La complessa situazione economica, dovuta all’instabilità geopolitica, ai pressanti problemi di sostenibilità e alle tecnologie in rapida evoluzione, stanno richiedendo un significativo cambiamento organizzativo in cui l’area Acquisti assume un ruolo strategico cruciale per contribuire in modo decisivo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Quale può essere il ruolo che un Partner di YOURgroup appartenente alla divisione yourCPO  – Chief Procurement Officer – può svolgere all’interno delle organizzazioni?

Le attività, che spaziano tra nuovi sviluppi commerciali, ottimizzazione organizzativa, e innovazione, sono molteplici. Vediamole nel dettaglio:

 

Spending Analysis e definizione strategia d’acquisto

Un’attenta analisi dei dati a disposizione e il focus sull’impatto che ciascuna categoria merceologica – insieme dei prodotti o servizi acquistati e venduti – ha sulla redditività dell’azienda, permette di comprendere le modalità di spesa delle risorse aziendali, identifica le inefficienze e le aree di miglioramento, con l’obiettivo di sviluppare strategie di ottimizzazione dei costi – diretti e indiretti – mantenendo e/o migliorando la qualità ed il servizio. Un’attività strategica che, se eseguita correttamente, offre numerosi vantaggi in quanto contribuisce a ottimizzare le risorse, ridurre i costi e prendere decisioni consapevoli.

 

Evaluation & Supplier Management

La strategia impostata, per essere efficace, deve basarsi su un parco fornitori adeguato.

Con un attento processo di scouting e screening che parte dallo studio del mercato in cui l’azienda svolge la sua attività e dei mercati di approvvigionamento, il CPO arriva alla scelta dei partners più idonei con cui creare valore. La definizione inoltre dei KPI obiettivo e la predisposizione di un vendor rating strutturato permettono di monitorare costantemente la performance dei fornitori nel rispetto degli obiettivi aziendali e delle normative di riferimento. Il processo ha un peso strategico rilevante in quanto consente di scegliere il posizionamento sul mercato oltre ad acquisire un vantaggio competitivo anche in termini di offerta e redditività aziendale.

 

Supply Chain Management

La gestione della supply chain è oramai integrata all’interno di numerose Direzioni Acquisti.

E’ una leva ritenuta strategica ed opera in tutte le fasi del processo di approvvigionamento. Tra le principali attività, oltre alla gestione dei fornitori e degli ordini, dello stock e dei suoi KPI, delle scorte previa analisi della domanda dei clienti finali e alla scelta della tecnologia adeguata, sempre più è necessario affrontare le esigenze legate ai temi di sostenibilità che hanno un impatto rilevante all’interno delle società. Le recenti Direttive Comunitarie CSRD ed, in particolare, la CSDDD coinvolgeranno progressivamente anche le PMI nella valutazione e rendicontazione in merito ai propri impatti sulla catena di fornitura e ai comportamenti in ambito ESG di quest’ultima.

Il ruolo del CPO è fondamentale e consente all’azienda di comprendere se gli obiettivi di sostenibilità possono essere realmente raggiunti e mettere in atto eventuali misure correttive.  

 

Category Management

In alcune organizzazioni il CPO propone questo approccio consentendo alle aziende e ai team che lo utilizzano di gestire in modo strategico ogni categoria di prodotto come fosse una “business unit” dedicata.

L’adozione di strategie differenti per ciascuna categoria merceologica richiede un’analisi attenta e minuziosa dei posizionamenti, del pricing, delle promozioni e delle politiche di distribuzione al fine di ottimizzare le performance in termini di rotazioni, fatturati, assortimenti, marginalità e logistica.

Sebbene le competenze di un CPO siano trasversali, i Partner appartenenti alla divisione yourCPO possiedono solide esperienze utili per supportare questo approccio strategico in settori come il Retail (Food e No Food), Food Service, Ho.re.ca, Hospitality, IT, Facility Management, Servizi o in settori produttivi specifici che richiedono strategie dedicate.

 

Contract Management 

La definizione delle Condizioni Generali d’Acquisto e degli Accordi di Fornitura costituiscono un’attività importante di Risk Management svolta dal CPO. Oltre a definire le condizioni commerciali ottimali per l’azienda il CPO può identificare e mitigare contrattualmente potenziali rischi di fornitura.

La contrattualizzazione è un’altra attività cruciale e strategica, che richiede spiccate doti negoziali per garantire la massimizzazione del risultato ed il consolidamento della partnership con il fornitore.

Altrettanto significativa può essere la fase di rinnovo contrattuale in cui si ha la possibilità di avere un impatto sostanziale sulla marginalità e cash flow dell’azienda; sfruttando i dati sulla performance delle categorie merceologiche e dei fornitori, si possono migliorare le condizioni commerciali o ottimizzare le condizioni di pagamento.

 

Process Mapping – Skills Mapping e People Management

Grazie alle solide competenze trasversali, il Chief Procurement Officer può contribuire a ridisegnare i processi all’interno dell’organizzazione oltre che a delineare i profili professionali funzionali allo sviluppo, innovazione e visione strategica.

Process Mapping: la mappatura dei processi consente all’organizzazione di identificare le inefficienze e definire aree di miglioramento che possono coinvolgere diverse aree funzionali. Lavorando a stretto contatto con le divisioni a monte e a valle dei processi, il CPO può aiutare a ridefinire i flussi interni ed esterni partendo dalle criticità riscontrate: ad esempio, può collaborare con l’R&D sullo sviluppo di nuovi prodotti in base alle nuove necessità aziendali, modificare il modello logistico esistente o ridefinire le modalità di acquisto di un prodotto o servizio.

 

Skills Mapping e People Management

Ma…le persone fanno la differenza!

Per poter attuare la strategia d’acquisto condivisa con il Top Management, il Chief Procurement Officer, coordinandosi con la Direzione HR, è in grado di mappare le competenze (hard e soft) delle risorse presenti nei team al fine di confermare o ridisegnare gli sviluppi in base alle caratteristiche e potenzialità di ciascuno e rendere l’area più efficiente ed integrata, definendo inoltre le necessità di formazione e/o di ricerca di nuove risorse e partecipando alla selezione delle stesse.

Svolge quindi un ruolo cruciale nell’attività di sviluppo delle competenze presenti nei team affinché diventino autonomi e resilienti nell’affrontare i cambiamenti interni, esterni e le mutevoli esigenze aziendali.

 

Conclusioni

In un mercato sempre più complesso e sfidante, caratterizzato da nuovi modelli di business e dalla nascita di nuovi bisogni, le aziende hanno bisogno di acquisire nuove competenze manageriali e strumenti operativi moderni.

Nelle attività del Procurement, la definizione e l’implementazione della strategia di acquisto così come la gestione della supply chain e delle risorse diventano essenziali.

Al CPO viene quindi riconosciuto un ruolo sempre più strategico in quanto delinea e condivide una visione audace e sfidante, al fine di garantire la creazione di valore sull’intera filiera.

Illustrando la strategia, i rischi e le opportunità a tutti gli stakeholder, coinvolgendoli e supportandoli attraverso una comunicazione efficace basata sulla misurazione delle performance, il CPO sostiene le organizzazioni a muoversi in modo innovativo e a spingersi oltre la consuetudine per raggiungere risultati significativi e di lungo periodo sia in termini di ottimizzazione dei costi che di sostenibilità ed attitudine al cambiamento.