di Alberto Logeri, Partner yourCPO
Gestire la complessità, nelle sue diverse forme, è una necessità per chiunque al giorno d’oggi: le risposte, soprattutto nel quotidiano, sono naturalmente personali, secondo la propensione di ciascuno a seguire maggiormente l’indole, la passione o la ragione. Spesso sopraggiunge la tentazione di concentrarsi sul dettaglio del momento, dimenticandosi, in modo consapevole o inconsapevole, del contesto, magari per istinto di sopravvivenza.
E questo è vero naturalmente anche nella vita aziendale ed in particolare per il mondo del procurement: ma qui, se si vuole risultare efficaci, mettere ordine è fondamentale. Come? Conoscere, analizzare, decidere, valutare, sono gli elementi chiave per definire ed implementare strategie di successo in un universo apparentemente caotico.
Immaginate di entrare nella stanza dei bambini dopo un loro pomeriggio di gioco (particolarmente intenso) trascorso insieme a qualche amichetto (particolarmente vivace). Spalancate gli occhi perché, dispersi su tutte le superfici disponibili ci sono mattoncini LEGO, figurine di diverso genere, caramelle e cioccolatini, macchinine, pupazzi e bambole di varie fattezze e dimensioni…: un vero disastro! Per rimettere tutto in ordine ci vorrà molto molto tempo, ma voi sapete che è necessario rendere la stanza rapidamente vivibile.
Vi viene in mente un’idea: da qualche parte in cantina dovreste avere delle scatole vuote. Potreste intanto rapidamente raccogliere oggetti dello stesso tipo nella stessa scatola (magari ci attaccate su un “post it” con la descrizione del contenuto), poi ci sarà un po’ più di tempo per riporre ogni cosa al posto giusto.
Completato il primo passo (naturalmente con il supporto dei monelli!), il senso d’ordine è immediato; certo, poi andrà fatto il lavoro di dettaglio sulle singole scatole, ma sappiamo cosa c’è dentro e ci possiamo ragionar.
Beh, lasciati i bambini e tornati nel nostro mondo, negli acquisti succede la stessa cosa: dobbiamo essere in grado di avere un’adeguata visione d’insieme del contesto (ordini, contratti, importi, scadenze, clienti interni, fornitori..), analizzare e classificare in modo opportuno e poi definire azioni e priorità. Classificare la spesa per famiglie merceologiche, analizzarne il peso e gli impatti, valutare le condizioni dei mercati di riferimento, definire le esigenze ed impostare adeguate strategie di acquisto e di gestione anche in collaborazione con gli altri stakeholder, pianificare per tempo le azioni , assegnare e responsabilizzare le risorse, fissare obiettivi, valutare periodicamente i risultati e riconsiderare le strategie: sono tutte operazioni essenziali per porre in essere un’ efficace azione di Procurement.
Conoscere è una fase fondamentale, che non può limitarsi a sensazioni ed esperienze: acquisire dati e informazioni sulla spesa in modo adeguato è un grande punto di partenza. L’estrazione di dati disponibili dai sistemi – da sottoporre ad una valutazione di completezza e correttezza – dovrà essere probabilmente arricchita con altre informazioni utili alle successive analisi, anche per tener conto dell’evoluzione degli scenari.
La classificazione della spesa per famiglie merceologiche e la sua differenziazione in termini di importi, impatti e condizioni di mercato, permetteranno di approfondire il contesto e di valutare le più adeguate strategie di acquisto per le singole categorie. Gli strumenti a disposizione per la raccolta e l’analisi dei dati potranno essere rozzi o sofisticati: in ogni caso, anche una prima classificazione, pur non completamente accurata, può rivelarsi molto utile. Un’organizzazione che abbia classificato ed elaborato strategie per l’80% della spesa può considerarsi senz’altro matura; per arrivarci si dovrà procedere gradualmente per passi successivi.
Certo, non basta ordinare e classificare per ottenere risultati, ma sapere dove andare a cercare valore, magari intuendone opportunità e difficoltà, rappresenta una grande leva di gestione.
Poi dovremo saper differenziare le strategie per le singole categorie merceologiche in termini di modalità di negoziazione, durata dei contratti, pricing, livelli di servizio attesi, livello di monitoraggio della fornitura, relazione con i fornitori…
Differenziare, pesare valori e priorità anche per utilizzare al meglio le risorse, che non sono mai infinite: anche questa è strategia (probabilmente utile anche a livello personale!).
Per navigare nella complessità e nell’incertezza – oggi più che mai – credo sia utile innanzitutto dare ordine e specifico valore alle cose: quindi semplifichiamo pure (è necessario), ma facciamolo in modo consapevole!