di Vittorio Zito, Partner yourCPO

L’emergenza Coronavirus ha reso evidente l’opportunità, anzi la necessità, di digitalizzare i processi aziendali in modo da gestire in maniera più efficiente le attività anche in Smart-Working.

Il processo di acquisto di beni e servizi è particolarmente sotto osservazione in questa fase 2 di ripartenza perché coinvolge strutturalmente terze parti e quindi tutte le tematiche di gestione degli accessi alle proprie sedi aziendali sono particolarmente delicate,dovendo garantire il necessario distanziamento sociale.

L’emergenza ha quindi reso evidente a tutti che l’informatizzazione dei processi, che in situazioni non emergenziali consente alle aziende di acquisire un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, in questa fase è fondamentale per la sopravvivenza stessa delle aziende.

La digitalizzazione degli Acquisti tramite piattaforme e-Procurement è un processo avviato da parecchi anni a partire da Aziende innovative e di taglio medio-grande, spesso con respiro multinazionale, che per prime hanno capito e sperimentato l’utilità di queste piattaforme informatiche.

Ma quali sono le attività della Funzione Acquisti che possono godere dei benefici della digitalizzazione tramite l’implementazione di piattaforme e-Procurement?

  • e-Auction: la gestione delle gare è stata una delle prime attività nelle quali si sono evidenziati i vantaggi della digitalizzazione sia in termini di efficienza (tempi più rapidi per gestire una gara, minore impegno di risorse dedicate…) sia in termini di efficacia (risultati misurati in termini di risparmi ottenuti migliori rispetto alla gestione tradizionale di una gara).
  • e-RFQ: una volta compreso che la gara elettronica ha indubbi vantaggi, molte aziende hanno digitalizzato anche la fase di Richiesta di Offerta (RFQ: Request For Quotation), estendendo i benefici in termini di efficienza ed efficacia anche alla fase tipicamente propedeutica alla gara vera e propria (spesso l’RFQ è utilizzata per costruire la base d’asta della gara), implementando quindi un processo digitalizzato end-to-end.
  • e-Contract: i processi tradizionali di gestione dei contratti con i fornitori sono impegnativi e lenti; la digitalizzazione dei processi di firma (utilizzando meccanismi di firma digitale allineati con le normative vigenti) e Conservazione Digitale ha fatto uscire molte aziende dall’incubo dei consistenti faldoni cartacei che viaggiano tra Cliente e Fornitore per le varie modifiche, firme, controfirme e inserimento nei rispettivi archivi documentali.
  • e-Collaboration: tramite questi strumenti viene implementata l’integrazione con i fornitori per lo scambio di ordini, la gestione documenti di consegna, delle fatture; in questo modo la Supply Chain viene realmente integrata e vengono ridotti i tempi di attraversamento dei processi produttivi con effetti positivi anche da un punto di vista finanziario (riduzione del Capitale Circolante)
  • e-Scouting: le aziende che vogliono gestire la loro Filiera Produttiva / Supply Chain in maniera professionale sanno bene quanto sia importante la capacità di individuare sul mercato candidati fornitori / partner in grado di soddisfare le diverse esigenze di prodotti e servizi necessari per il funzionamento dell’Azienda; sul mercato sono quindi disponibili diversi tool che consentono di gestire questa fase di ricerca in maniera professionale.
  • Valutazione rischio fornitori: una volta individuato un candidato, è sempre opportuno fare una valutazione del rischio finanziario associato a questo fornitore, magari comparato rispetto alla media di quella categoria merceologica; anche in questo caso sul mercato sono disponibili tool che forniscono report specifici.
  • Analisi prestazioni fornitori: una buona pratica di un Ufficio Acquisti professionale è misurare e controllare che le prestazioni dei fornitori siano coerenti con i livelli di servizio contrattualizzati (SLA- Service Level Agreement); anche in questo caso la digitalizzazione del processo ne migliora efficienza ed efficacia; una frontiera innovativa è l’applicazione di metodologie di Intelligenza Artificiale (AI- Artificial Intelligence) per correlare grandi quantità di dati prestazionali complessi (Big Data) e fare analisi predittive sul trend e quindi sui rischi di futuri cali prestazionali evitando impatti negativi sulla produttività.
  • Controllo dello speso: con cadenza mensile, trimestrale e annuale, un buon Ufficio Acquisti effettua misure e controlla ordini, fatture passive e pagamenti a fornitori verificando che ci sia equilibrio sia tra le varie categorie di acquisto sia tra i vari fornitori nella stessa categoria di acquisto, verificando che la market share consuntivata sia coerente con l’obiettivo che era stato definito; anche in questo caso si sta sempre più diffondendo l’utilizzo di tool che a partire dai dati grezzi consentano di costruire report di facile leggibilità e utilizzo.

Tutto molto bello ma… se guardiamo il panorama imprenditoriale italiano, purtroppo molte aziende di taglio medio-piccolo (PMI) hanno rinviato anche piccoli investimenti in ambito e-Procurement e oggi si rendono drammaticamente conto che la digitalizzazione degli Acquisti è diventata essenziale per la stessa sopravvivenza dell’Azienda.

Il problema è che nelle fasi di selezione, implementazione e utilizzo di piattaforme e-Procurement sono necessarie competenze specifiche al fine di massimizzare l’efficacia dell’intervento, e tipicamente aziende di taglio medio piccolo non hanno al loro interno professionalità di questo tipo.

Questo problema soprattutto in passato è stato bloccante, ma oggi è superabile facendo ricorso a professionalità esterne che il mercato mette a disposizione in modalità Temporary Management e, ancora meglio, Fractional Executive: si tratta di Manager che hanno ricoperto importanti ruoli direttivi in contesti che hanno implementato da tempo piattaforme e-Procurement e che possono mettere a disposizione di tutte le aziende interessate le loro competenze fondamentali per selezionare la piattaforma e-Procurement più adatta alle esigenze delle Aziende, implementare la piattaforma re-ingegnerizzando i processi degli Acquisti e essere in grado di utilizzare al meglio le diverse funzionalità e-Procurement massimizzando efficienza ed efficacia di questi strumenti.