di Sara Volino Coppola, Senior Advisor yourCPO

La pianificazione degli acquisti rappresenta una leva importante per ridurre i costi e migliorare la qualità del prodotto/servizio

Pianificazione e monitoraggio sono due attività chiave per ogni area aziendale, ma per l’ufficio Acquisti possono rappresentare un fattore chiave per la riduzione dei costi di fornitura oltre che per un miglioramento della qualità ricevuta.

Monitorare l’erosione reale dei contratti di fornitura consente di prevedere con un miglior grado di approssimazione quando realmente si renderà necessario avere disponibile il nuovo contratto; analogamente una corretta pianificazione consente di organizzare le attività, evitando il solito assembramento a fine anno o fine semestre, e garantire la disponibilità di risorse uscendo dal tunnel del “lavoro in emergenza”.

Pianificare, anche sulla base dell’erosione dei contratti, consente di creare dei corretti confronti competitivi tra fornitori all’interno di una stessa categoria merceologica o di uno stesso servizio, tenendo presente che, laddove non esistano già ampi albi fornitori, occorrono almeno:

  • 3-4 settimane per fare un’analisi di mercato che porti identificare un nuovo set di fornitori a cui poter indirizzare una richiesta di offerta e per una corretta definizione del fabbisogno complessivo;
  • 4-5 settimane per predisporre la documentazione tecnica e amministrativa, con il contributo dell’ufficio tecnico richiedente che per una descrizione del bene/servizio richiesto, delle modalità di fornitura richieste e della definizione dei livelli di servizi ottimali, tarati sulle effettive esigenze e avviare un confronto competitivo tra un minimo di 3-5 fornitori.

L’espletamento della procedura, ovviamente se non si è nei vincoli del codice appalti, richiede a sua volta un periodo che va da un minimo di 3 settimane in caso sia basato sul fattore economico ad almeno 4-5 settimane se il confronto richiede anche una valutazione tecnica dell’offerta.

Si vede, quindi, che un completo processo di acquisto si completa difficilmente in meno di tre mesi in cui il Procurement deve dedicare risorse in modo da giungere alla stipula del contratto con un saving sul costo della fornitura, una miglior definizione dei livelli qualitativi attesi e gestendo, ove necessario, un congruo periodo di passaggio di consegne tra il fornitore uscente e il subentrante.

La gestione di un piano degli acquisti, aiutando a posizionare al meglio le attività operative, consente di ridurre il ricorso antieconomiche estensioni di contratti esistenti o, ancor peggio, il ripetere di affidamenti diretti agli stessi patti e condizioni con i soliti fornitori che non hanno nessun incentivo a ridurre i costi o migliorare la propria performance.