di Alberto Logeri, Partner yourCPO
Lo sappiamo, la gran parte del valore in un progetto di acquisto non si genera con la negoziazione, che pure gioca naturalmente la sua parte, ma nella fase di analisi a monte. Per valore naturalmente non intendiamo unicamente elementi economici quali il prezzo o il TCO (Total Cost of Ownership), ma la combinazione degli elementi di costo, servizio e qualità più appropriati relativamente al contesto. Tutte le più moderne organizzazioni acquisti sanno di dover indirizzare sapientemente la loro azione sull’area del Demand Management, operando con congruo anticipo rispetto alle necessità di contrattualizzazione per impostare strategicamente la fase di negoziazione.
Il Demand Management è l’area in cui maggiormente si valorizzano i momenti di collaborazione all’interno delle funzioni aziendali e si capitalizzano al meglio le informazioni che originano direttamente dal mercato.
Un’azione efficace del Buyer impone una pacifica “invasione di campo” su terreni generalmente altrui: il ruolo richiesto è ben diverso da quello più tradizionale e ben più complesso. Sono necessarie l’attivazione e la gestione di team multifunzionali, che mettono insieme le Linee di Business (magari più di una nel caso di servizi condivisi), il Controllo di Gestione e, magari, altre funzioni come le Risorse Umane: il successo del progetto dipenderà dalla capacità di stimolare al massimo la propositività dei vari attori e di governarne al meglio i contributi in un’ottica di successo di squadra.
La gestione del progetto, pianificata con le adeguate verifiche temporali, includerà l’approfondimento delle esigenze, con successive review e affinamenti, nell’ottica di definire più compiutamente l’oggetto, dettagliando perimetro, requisiti (base e accessori), target economici e di servizio; parimenti potranno essere condivisi i requisiti dei fornitori da invitare alla negoziazione.
In questa fase è essenziale attingere alle informazioni disponibili sul mercato, incontrando in modo strutturato più di un fornitore, al fine di ampliare al meglio le proprie conoscenze sul prodotto/servizio oggetto di acquisto, per generare nuove idee ed impostare più efficacemente la fase di negoziazione. Teniamo sempre presente che i fornitori possono offrire un contributo straordinario nella creazione di valore, se opportunamente attivati.
Per intervenire in modo efficace sul nuovo terreno, è evidente che il Buyer non dovrà soltanto essere in grado di strutturare l’attività per definire adeguatamente contenuti, metriche ed obiettivi, ma dovrà anche essere capace di governare la squadra. Al fianco delle più tradizionali competenze, dovrà pertanto svilupparne delle altre, in particolare in tema di project management e public speaking.
Non si tratta quindi di abbandonare le competenze specifiche di settore, che anzi,per poter influenzare efficacemente il team, andranno rafforzate, ma di aggiungerne altre per coprire un ruolo più pieno.
Dovrà quindi sviluppare una serie di atteggiamenti ed attitudini, assolutamente necessari per rendere il percorso efficace ma anche snello: curiosità e proattività, disponibilità all’ascolto e grande apertura mentale per la valutazione di scenari alternativi, ma anche capacità di sintesi e di indirizzo del lavoro di squadra; francamente un gioco non proprio da ragazzi!
Se questa fase di analisi sarà stata eseguita adeguatamente, la strategia di negoziazione potrà essere impostata efficacemente: definizione della tipologia di fornitori da invitare, delle modalità più appropriate di gara, dei criteri di aggiudicazione, della tempistica…
E, se si è ben seminato a monte, molto probabilmente si avrà un buon raccolto in fase di negoziazione!
In sintesi, quanto più il Buyer riuscirà nell’obiettivo di suscitare nel team fiducia e affidabilità come un vero Business Partner, tanto più potrà diventare anche in futuro un riferimento stabile per la generazione di valore all’interno dell’azienda.