di Sara Volino Coppola, Senior Advisor yourCPO
La capacità di predisporre i contratti di fornitura e gestire il processo di firma e archiviazione è una delle competenze principali nel Procurement/Ufficio Acquisti che, con il contributo di tecnici esperti nelle categorie di acquisto, garantisce la rispondenza del contratto alle esigenze aziendali.
Val la pena oggi esaminare quali siano gli aspetti fondamentali da indirizzare in un contratto di servizi IT, anche in considerazione che alla ripresa molte aziende si troveranno a stipularne di nuovi, per rinegoziare i parametri di costo dei contratti in essere, per la necessità di cambiare o diversificare i propri fornitori e, anche, perché nei prossimi mesi il parco applicativo delle aziende richiederà un ripensamento o evoluzione.
Val la pena, quindi, chiedersi cosa renda un contratto di servizi IT un “buon contratto”, intendendo cioè uno strumento che descriva chiaramente cosa l’azienda si aspetti dal fornitore e evidenzi al fornitore il tipo di risorse che dovrà coinvolgere. Tale aspetto diviene ancor più rilevante se la fornitura dovrà essere scelta attraverso una forma di confronto competitivo.
Quindi, cosa rende un contratto la reale base di una collaborazione attiva?
Per prima cosa bisogna chiedersi quale sia il servizio principale da contrattualizzare:
• Il progetto e realizzazione di una nuova soluzione;
• Una normale evoluzione funzionale del sistema;
• La semplice conduzione applicativa, ossia la semplice gestione di presidio della soluzione e interventi di rimozione degli errori.
Sulla base delle necessità si potranno indirizzare durata del contratto, tempi di servizio e modalità di esercizio della fornitura nonché degli SLA contrattuali, senza delegare tutto alla gestione delle penali.
Stesso discorso vale per l’individuazione dei parametri di valutazione tecnica dell’offerta in un confronto competitivo e dei relativi pesi.
Altro aspetto fondamentale, molto spesso trascurato, è il modello organizzativo della struttura aziendale che si avvarrà del servizio.
• E’ l’IT interno? In questo caso è adeguatamente strutturato/preparato per il governo del progetto, dell’evoluzione del sistema o dell’analisi dei problemi ricorrenti?
• E’ direttamente la struttura operativa che utilizza il sistema? In tal caso, ad esempio, all’interno della struttura ci sono risorse in grado di valutare la soluzione tecnico-economica proposta dal fornitore?
Dall’attenta analisi delle capacità interne dell’azienda a governo della fornitura, deve nascere la descrizione di dettaglio dei servizi da richiedere (ad esempio PMO più o meno pervasivo) perché ciò non viene chiesto o compreso dal fornitore, se non si traduce in un extra-costo, sicuramente si trasforma in minore qualità di servizio.
Occorre, cioè, sempre tener presente che la qualità e solidità dei servizi IT non deriva mai dal minor costo raggiunto o dal rischio delle penali, ma dalla chiarezza del rapporto che si istaurerà, sia da parte dell’azienda che del fornitore. Ciò fa sì che il rapporto azienda-fornitore possa essere basato su una base di reale partnership.
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